Naar inhoud

Organisatie evenement

 

STAP 1: Beantwoord de vragen in de screening tool CERM.

Voordat je een aanvraag indient gebruik je de online screeningstool CERM (Covid Event Risk Model) van de federale overheid voor evenementen zodat we kunnen bepalen of je evenement is toegelaten en welke maatregelen je dient te nemen.

Na invullen van de screeningtool ontvang je een document (pdf) met aanbevelingen.
Dit document voeg je vervolgens toe aan de standaard aanvraag in stap 2

1. >> Klik hier om de screeningstool te gebruiken : https://www.covideventriskmodel.be/

  • +15 personen of personen van verschillende bubbles -> aanvraag evenement verplicht
  • Als organisator dient u de nodige maatregelen te nemen om verspreiding van COVID-19 te voorkomen.
  • Publicatie-plicht: De maatregelen moeten openbaar gemaakt worden (voor openbaar toegankelijke evenementen).
  • De overheid kan bijkomende preventiemaatregelen opleggen als uit de matrix blijkt dat dit raadzaam is.
  • Het evenement kan pas doorgaan nadat hiervoor een toelating bekomen is.
  • Voor Beerse zal het college van burgemeester en schepenen de matrix beoordelen en de vergunning al- dan niet afleveren.

2. Resultaten eventscan:

Rood: Je evenement wordt niet vergund. In het rapport krijg je te zien op welke punten je evenement kan aanpassen om het meer coronaproof te maken.

Oranje: Je kan een aanvraag indienen om je evenement te laten vergunnen. Bij deze code zal een extra advies gevraagd worden aan de preventieadviseur.

Groen: Je aanvraag wordt behandeld als een coronaproof event.

3. Publicatieplicht

Plaats je evenement op UIT in Beerse
Vervolgens voegt het gemeentebestuur de te volgen maatregelen toe aan jouw evenement.
Ook aan de ingang van je evenement informeer je de bezoekers over de te volgen maatregelen.

>> Klik hier voor meer informatie over hoe je een evenement publiceert op UiT in Beerse.

STAP 2: Dien je aanvraag in om een event te organiseren.

Overzicht

  1. (Moet ik een aanvraag indienen voor mijn evenement?)
  2. Veldtoertocht of mountainbiketocht
  3. Aanvragen goedkeuring van je evenement in Beerse
  4. Reclame maken voor je evenement in Beerse
  5. Uitleendienst gemeente
  6. Evenementencontainer
  7. Verkeersmaatregel
  8. Veiligheid
  9. Hulp bij op/afbouw evenement
  10. Sabam en Billijke vergoeding

  

(1. Moet ik een aanvraag indienen voor mijn evenement?)

Wegens Covid maatregelen is deze vraag voorlopig niet van toepassing en dien je een aanvraag in voor ELK event.

(Je hoeft GEEN aanvraag in te dienen voor privé feestelijkheden waar niet iedereen zonder onderscheid is toegelaten. Een vergunning is niet nodig in private inrichtingen zoals woningen en aanhorigheden en tuinen, en in het algemeen, alle plaatsen welke niet voor het publiek toegankelijk zijn. Je houdt wel rekening met geluidsnormen zoals bepaald in het Uniform Gemeentelijk Politiereglement)

Een gedetailleerde beschrijving van "Occasionele Evenementen" vind je vanaf pagina 166 in het Uniform Gemeentelijk Politiereglement (UGP).

Klik hier voor meer informatie over het UGP.

2. Veldtoertocht of mountainbiketocht

Voor de organisatie van veldtoertochten en mountainbiketochten gebruik je de e-tool van Sport Vlaanderen.
Je hoeft dus geen aanvraag via de gemeente in te dienen.

Klik hier om een aanvraag in de dienen voor veldtoertochten en mountainbiketochten.

3. Aanvragen goedkeuring van je evenement in Beerse:

Gebruik het formulier 'Evenement organiseren - aanvraag online' voor

  • organisatie evenement en/of
  • aanvraag afwijking geluidsnormen en/of
  • publiciteit via affiches, borden en wegwijzers  en/of
  • afsluiten straten 

Het ingevuld aanvraagformulier wordt als een melding, aanvraag vergunning en/of goedkeuring doorgestuurd naar:

  • de burgemeester : gegevens organisator,  veiligheid,  verzekeringen,  afval
  • college van burgemeester en schepenen : gegevens afwijking versterkte muziek, publiciteit, logistieke steun
  • politie Beerse / brandweer Beerse / gemeentelijke diensten
! Let op: timing aanvraag evenementen aan de gemeente:
  • In een gebouw: ten laatste 100 dagen voor het evenement
  • Openlucht: ten laatste 100 dagen voor het evenement.
  • In een gebouw met brandveiligheidsattest en milieuvergunning of omgevingsvergunning ten laatste 14 dagen voor het evenement.
    (In Beerse geldt dit voor JH Korridor, JH Wiedes, GC 't Heilaar, De Pegger en 't Beerke)
Voor een evenement in openlucht of in een tent, heb je een vergunning van de burgemeester nodig.

Je hoeft maar één formulier in te vullen per evenement, ook voor evenementen van meerdere dagen. Wees duidelijk welke gegevens voor welke dag bedoeld zijn. Zijn de meerdere evenementen te verschillend, vul dan meerdere aanvragen in om vergissingen te voorkomen.

4. Reclame maken voor je evenement in Beerse:

5. Uitleendienst gemeente

Als erkende vereniging van Beerse kan je gebruik maken van onze uitleendienst.
Voor meer informatie en aanvragen klik hier voor de pagina 'dienst uitleen'

6. Evenementencontainer

Als erkende vereniging van Beerse kan je evenementencontainers huren via de gemeente.
Voor meer informatie en aanvragen klik hier voor de pagina 'evenementencontainers aanvragen'

7. Verkeersmaatregel bij manifestaties

Wil je een manifestatie organiseren in je buurt en zijn hiervoor tijdelijke verkeersmaatregelen nodig? Dan dien je hiervoor een aanvraag te doen.

Klik hier om een verkeersmaatregel 'inname openbare weg' aan te vragen.

Tip: via https://www.geopunt.be/ kan je bekijken welke werken/evenementen er op een bepaalde datum gepland zijn:

  • Gebruik de zoekbalk om in te zoomen op Beerse.
  • Gebruik de knop "Hinder in kaart" om een overzicht op te vragen.
  • Gebruik 'verfijnd zoeken' om een selectie op datum te maken.

8. Veiligheid

9. Hulp bij op- en afbouw evenement

Sociaal tewerkstellingsproject Fluxgo biedt personeel aan ter ondersteuning van jouw evenement.

Voorwaarden

  • evenement voor een ruim publiek
  • georganiseerd door een erkende vereniging van Beerse
  • op het grondgebied van Beerse
  • op weekdagen tussen 8 en 16 uur

Klik hier om een aanvraag hulp opbouw/afbouw Fluxgo in te dienen

10. Sabam en Billijke vergoeding

>> Klik hier voor meer informatie over aanvragen Sabam en Billijke vergoeding

Hou rekening met de de deadlines

  • Evenement niet vergunde locatie/tent: 100 dagen
  • Verkeersmaatregel: 2 maanden
  • Fluxgo: 6 weken
  • Evenementcontainer:3 weken
  • Evenement vergunde locatie: 14 dagen
  • Uitleendienst: 10 werkdagen
  • Sabam: 10 dagen (niet gemeentelijk)

E-loket